انتشرت مؤخراً العديد من المنشورات والمقالات التي تتحدث عن الجانب السلبي لتعدد المهام, واصفة إياها بأنها أسطورة ابتدعت في بيئة العمل يستحيل اتقانها أو تبنيها في بيئة العمل. فيما يدافع الطرف الآخر المتبنين لهذه المنهجية قائلين أن تعدد المهام هو المنهجية الأمثل لتحقيق أفضل معدلات الانتاجية لدى الموظفين.
في هذا المقال سنطرح وجهتي النظر في هذا الموضوع وننظر إلى المفاهيم الخاطئة المتعلقة بتعدد المهام وتصحيحها.
السؤال الأول الذي يتبادر إلى الأذهان عند ذكر تعدد المهام هو هل يمكننا أداء مهمتين في نفس الوقت الإجابة هي نعم فنحن قادرون مثلا على مشاهدة التلفزيون أثناء طهي العشاء أو الرد على بريد إلكتروني أثناء التحدث على الهاتف.ولكن يرى المعادون لهذه المنهجية أنه من المستحيل التركيز بنفس الدرجة على كلا المهمتين في وقت واحد.
ذكر الخبير جيمس كلير في مقاله بعنوان أسطورة تعدد المهام بأن تعدد المهام يجبر العقل على التبديل والانتقال السريع من مهمة إلى أخرى. لن تكون هذه مشكلة كبيرة إذا تمكن الدماغ البشري من الانتقال بسلاسة من وظيفة إلى أخرى ، إلا أن ذلك صعب. تعدد المهام يفرض على مستخدمها تتحمل بعض ل هذا التنقل وعاد ما يكون الأثر أو العاقبة على الذهن والعقل. من منظور علم النفس ، يُطلق على هذه العواقب بتكلفة التبديل. تكلفة التبديل هي الاضطراب في الأداء الذي نختبره عندما نحول انتباهنا من مهمة إلى أخرى. وجدت دراسة أجريت عام 2003 ونشرت في المجلة الدولية لإدارة المعلومات أن الشخص العادي يتحقق من البريد الإلكتروني مرة كل خمس دقائق وأنه ، في المتوسط، يستغرق 64 ثانية لاستئناف المهمة السابقة بعد التحقق من بريدك الإلكتروني. بعبارة أخرى ، بسبب البريد الإلكتروني فقط، عادةً ما تضيع دقيقة واحدة من كل ست دقائق.
تكمن أسطورة تعدد المهام في أنه سيجعلك أكثر فاعلية ولكن في الواقع التركيز العالي في المهمة هو ما يصنع الفرق. سابقا وحتى الستينات لم يكن بإمكان أي شخص الادعاء بأنه جيد في تعدد المهام. أما اليوم فيتوشح الناس بهذه الكلمة وكأنها وسام شرف كما لو كان من الأفضل أن تنشغل بكل الأشياء بدلاً من أن تكون رائعًا في شيء واحد. الخلاصة هي أن أداء العديد من المهام بسرعة لا يؤدي بالضرورة إلى أفضل النتائج. ولكن الأداء الأفضل يؤدي إلى النتيجة الأفضل, بالأصح التركيز على مهمة واحدة بأفضل مجهود يقدم يؤدي إلى نتائج أفضل.
تختلف المدرسة المناصرة لمنهجية تعدد المهام موضحين أن تعدد المهام بفعالية يساعد على إنجاز المزيد من العمل وعدم التأخر عن الجدول الزمني لها. فأحد أكبر التحديات في عالم اليوم المدفوع بالتكنولوجيا والمتصل بشكل كبير هو أنه من المتوقع أن يقوم معظم ، إن لم يكن كل ، بالعديد من الأشياء في وقت واحد.
قد يكون هذا بسبب أن العمل الذي يجب إنجازه قد يتطلب القليل من العمل الإضافي – هذا إذا لم تقم بمهام متعددة بشكل فعال. ومن ثم، فإن معرفة كيفية القيام بمهام متعددة بشكل فعال سيمكنك من أن تصبح أكثر إنتاجية في العمل – والاستفادة بشكل أفضل من وقتك وطاقتك أيضًا.
قد يكون يرى البعض تعدد المهام كأسطورة ولكن المفصل هنا هو في تحديد المهام التي تناسب هذه المنهجية, فهناك وظائف معينة تتطلب تركيزًا شديدًا بينما تتطلب وظائف أخرى مهام أكثر تعقيدًا. وعليه باستخدام منهجية تعدد المهام لا يناسب الوظائف المعقدة التي تتطلب تركيز عالي. بالإضافة إلى ذلك فهناك فرق بين تعدد المهام البسيط وتعدد المهام الفعال. باستخدام الطريقة الأولى “تعدد المهام المجرد” يؤدي إلى الارتباك وهدر الوقت والطاقة بينما يؤثر “تعدد المهام الفعال” على أي مؤسسة بشكل إيجابي أكثر. لذا إن كنت في مجال سريع الوتيرة، فإن تعلم كيفية تعدد المهام بفاعلية يمكن أن يساعدك في تحقيق أقصى استفادة من وقتك في العمل دون المساس بجودة مخرجاتك.
هناك مطلب لك، بصفتك صاحب عمل ، لإدارة كل ما هو موجود في لوحة الخاص بك. لذلك، من المهم أن تعرف كيفية تعدد المهام بفعالية حتى تنجز المهام بكفاءة. هناك حاجة لأن تحاول دائمًا القيام بمهام متعددة مع مراعاة الفعالية والكفاءة. إذا كنت ستنتقل من مهمة إلى أخرى ، فتأكد من أن انتقال التركيز والوقت والطاقة سلس.
في هذه الحالة ، يجب عليك التأكد من أن الأولويات لا تزال قائمة وأن المتطلبات الأكثر أهمية يتم تناولها أولاً لا يوجد سوى نصيحتين أساسيتين لتعدد المهام يجب أن تضعها في اعتبارك ويتبع كل شيء نفسهما. الأول ، كما ذكرنا ، هو تعلم كيفية الانتقال بسلاسة من مهمة إلى أخرى.
والثاني هو معرفة متى ومتى لا تقوم بمهام متعددة. مرة أخرى ، ليست كل مناسبة تستدعي أو تسمح بتعدد المهام. لذا ، افهم متى يمكن أن تكون فعالة وستكون أكثر إنتاجية. لا تجبره إذا كان الوضع أفضل مع التركيز على شيء واحد فقط. يضمن ذلك أن تظل جودة مخرجاتك من الدرجة الأولى.
في مرحلة ما ، عليك أن تتعلم كيفية تحسين تعدد المهام لأن وجود أساس أفضل يمكن أن يساعدك بشكل كبير في التوفيق بين مسؤولياتك المختلفة. لتصبح متمرسا في الانجاز بتعدد المهام وتكون أكثر إنتاجية وفعالية مع الوقت عليك أن تستثمر في إتقان هذه المهارة المهارات التي تساعدك على تحقيق هذا الإنجاز.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب ملاحظتها أثناء تطوير قدرتك على تعدد المهام
- التعامل مع مهام قليلة في وقت واحد: من المهم ألا تقع في فخ التعامل مع أكثر من بضع مهام في وقت واحد. إن الحاجة إلى تعدد المهام أمر لا يمكن تجنبه في العالم الحقيقي. لذلك ، عليك أن تتعلم كيفية القيام بذلك بشكل صحيح لضمان الفعالية في كل مرة تعمل فيها في مهام متعددة.
- خذ فترات راحة امنح نفسك استراحة بين الحين والآخر. يمكن أن يكون تعدد المهام مرهقًا عقليًا وجسديًا. أيضًا ، ضع في اعتبارك أنه عند تعلم كيفية تعدد المهام بشكل فعال ، يجب عليك تطوير تركيز أفضل ، مما يجعل أخذ استراحة دماغية أكثر أهمية في تعدد المهام الفعال والفعال.
- كن مرنًا كيف تتحسن في تعدد المهام: التبديل بين الحين والآخر. تحول من تعدد المهام إلى مهمة واحدة والعكس صحيح.
على سبيل المثال ، يمكنك تخصيص ساعة أو ساعتين للقيام بمهام متعددة ، وأخذ استراحة ذهنية ، ثم العمل على شيء واحد في قائمة مهامك لمدة 30 دقيقة. ميزة اتباع هذا النمط هي أنك لا تعمل بأقصى سرعة طوال اليوم. تذكر ، كلما تدربت أكثر ، كلما أصبحت أفضل في تبديل التروس من المهام المتعددة إلى المهام الفردية.
- إدارة الوقت مهمة: تعد الإدارة الجيدة للوقت وكفاءته عاملين أساسيين في تحسين مهاراتك في تعدد المهام.
- لا تجعلها عادة: على الرغم من أنه من المفيد تعلم كيفية تعدد المهام بفعالية ، تجنب القيام بذلك بانتظام. اجعلها نقطة للاحتفاظ بها كضمان للأداء ، لأغراض الطوارئ ، وليس شيئًا معتادًا.
أخيراً، بغض النظر عن مكان عملك ، أو ما تفعله ، أو مقدار ما تحتاج إلى إنجازه ، يجب ألا تتنازل عن إنجازاتك. الكفاءة مهمة ولكن الفعالية لا تقل أهمية ولا ينبغي أن توجد واحدة دون الأخرى. إن القيام بشيء ما بسرعة شيء وآخر القيام به بشكل صحيح. وبالتالي ، فإن قدرتك على تعدد المهام لا يجب أن تكون فقط حول الالتزام بالمواعيد النهائية.
الأهم هو أن تضع في اعتبارك أنه لا ينبغي عليك التخلي عن ضمان الفعالية عند تعدد المهام. إن تعلم كيفية تعدد المهام بفعالية لا يقتصر فقط على السرعة التي تنجز بها الأشياء، ولكن أيضًا بالجهد والطاقة التي تنفقها لإنتاج مخرجات عالية الجودة.
ببساطة: عندما تتعلم كيفية تعدد المهام بفعالية ، ستتعلم كيفية العمل بذكاء وليس بجدية أكبر.
